Какие преимущества можно выделить в аутсорсинге архивов для предприятия?

Аутсорсинг архива представляет собой целый комплекс услуг, направленных на полную передачу для последующей обработки и хранения специализированной организации. Данная услуга является абонентской, она не носит разового характера и не ограничивается конкретными рамками. Аутсорсинг архива выполняется на основании договора о долговременном сотрудничестве. Как правило, минимальный срок – календарный год. Как и любая другая услуга, аутсорсинг документов имеет определенные преимущества. В первую очередь, стоит отметить, что ведение архива – довольно кропотливый процесс, который требует наличия соответствующих знаний, в том числе и законодательной базы, опыта, а также профессиональное оборудование. В архиве в обязательном порядке должна быть размещена специализированная техника, например, сканер высокого качества, так как многие материалы приходится переводить в электронный формат. Немаловажную роль играет специализированное программное обеспечение. От него напрямую зависит организация сортировки документов и их учета и поиска. Грамотно выбранное помещение является залогом сохранности материалов. В архиве должна поддерживаться определенная температура воздуха, определенный уровень влажности. Оно должно соответствовать всем требованиям пожарной безопасности, а также быть защищено от проникновения третьих лиц. Конечно, многие работодатели смогут выделить помещение для организации архива и назначить сотрудника, но будет ли такое решение рентабельным для предприятия. Создание соответствующих условий требует большого количества затрат, а за ошибки сотрудника будет отвечать руководство предприятия во время проверок. Стоит отметить, что в случае найма специалистов на предприятие для ведения архива, работодатель должен не только платить им заработную плату, но и совершать отчисления в пенсионный фонд. Проблема решается проще при заключении договора со сторонними организациями, так как все расходы они берут на себя. Работодателям не придется вникать во все нюансы архивного дела и контролировать сотрудников, что отнимает много времени и сил. При заключении абонентского соглашения эти обязанности ложатся на плечи другой компании, которая не просто отвечает за своевременность и качество предоставляемых услуг, но и за сохранность переданных им материалов и их конфиденциальность. При заключении договора стоит оговорить весь спектр предоставляемых услуг и дополнительные обязательства, если таковые имеются.

Сделать закладку на статью:

  • email
  • Google Bookmarks
  • Yandex
  • Twitter
  • Community-Seo
  • Facebook
  • BobrDobr
  • Memori